Além de quatro encontros presenciais nas cidades catarinenses de Florianópolis e São José, que contaram com a presença de cerca de 150 participantes ativos e assistidos, em 2018 a ELOS trouxe inovação com uma webconferência. Realizada no dia 03 de maio por meio do canal da entidade no YouTube, a transmissão apresentou os resultados e desempenhos dos planos BD e CD, além de responder perguntas dos participantes via chat logo após cada apresentação.
"A ELOS é hoje a maior fundação do estado de Santa Catarina, em patrimônio, e trazer novas formas de comunicar os resultados da entidade aos nossos participantes é estar cada vez mais próxima deles", avalia o Diretor Superintendente da Entidade, Ezequias Candido de Paula.
Desenvolvido pela ELOS e demais entidades que fazem parte da Associação Catarinense das Entidades de Previdência Complementar (ASCPrev), o Programa integrado de educação financeira e previdenciária A Escolha Certa difunde os conceitos da previdência complementar, promove a educação e a conscientização financeira e estimula a poupança de longo prazo.
Em junho de 2018, a Fundação ELOS aderiu ao Código de Autorregulação em Governança de Investimentos, que tem o propósito de aperfeiçoar práticas de governança, suavizar a percepção de riscos existentes e contribuir para o desenvolvimento sustentável da Previdência Complementar Fechada beneficiando, sobretudo, os participantes ativos e assistidos e os patrocinadores das Entidades.
O Código é uma iniciativa da Associação Brasileira das Entidades Fechadas de Previdência Complementar (Abrapp). Entre os princípios contidos no Código de Autorregulação estão as obrigações que devem ser seguidas na gestão de investimentos e no monitoramento de riscos da Entidade, buscando sempre o uso das melhores práticas de governança e ética, empregando zelo e diligência com o patrimônio para o cumprimento do dever fiduciário. O código também traz requisitos que promovem a transparência nos processos de governança de investimentos e garantem a disponibilização de informação adequada e clara. Todas essas ações contribuirão para aumentar a confiança de todos os agentes desse segmento do mercado.
A Fundação ELOS passa a oferecer a opção de assinatura eletrônica de contratos e documentos, otimizando prazos e custos. Além de mais segurança, comodidade e agilidade aos participantes e assistidos, essa opção reduzirá o consumo de papel e custos com correspondências.
O trabalho de implantação de transações remotas na Fundação contou com uma consultoria especializada em segurança da informação, que emitiu um laudo técnico atestando que a entidade hoje cumpre os requisitos de segurança da informação estabelecidos pela Resolução CNPC Nº 26, de 13 de setembro de 2017 para que possa garantir autenticação, confidencialidade, integridade e guarda dos dados nas transações remotas.
A Fundação ELOS fez, no segundo semestre de 2018, um piloto para realização de recadastramento digital, por meio de um formulário eletrônico disponibilizado no Acesso do participante no site da ELOS. A campanha, chamada de atualização cadastral, pois não tinha a obrigatoriedade da prova de vida, foi realizada com envio de e-mail marketing e mensagem de celular e alcançou a marca de 1.526 atualizações concluídas.
No âmbito da gestão de pessoas, os esforços da ELOS estiveram voltados em 2018 para o desenvolvimento de competências e aprimoramento dos conhecimentos técnicos do time ELOS. Foi iniciado um programa de líderes para desenvolvimento das habilidades de gestão de equipes, troca de experiências e autodesenvolvimento. Para acompanhar esse novo momento, foi implantado um novo modelo de avaliação de desempenho.
Além disso, em março a Fundação ELOS realizou um evento interno com o objetivo de apresentar fatos relevantes do segmento, cenário econômico e político que influenciaram o desempenho dos investimentos, os resultados dos planos de previdência e dos perfis de investimento, além de alinhar as informações sobre as metas do planejamento estratégico. O Workshop de Alinhamento 2018 contou com a presença de 43 pessoas, entre membros dos conselhos deliberativo e fiscal, comitê de investimentos, diretoria executiva e todos os colaboradores da Entidade.
Foram realizados um estudo e um levantamento dos custos de impressão e correio com o objetivo de reduzir o volume de impressos nos processos internos, na comunicação e no relacionamento com os participantes. Além de promover a sustentabilidade e reduzir custos com papeis e suprimentos, outro foco importante é a agilidade e a segurança da informação.
Em 2018, a Revista Ciclo não foi impressa para todos os assistidos, os participantes tiveram acesso à versão digital. Toda a divulgação e o material educativo da Revisão Anual dos Perfis de Investimentos também foram exclusivamente por meio digital e, conforme já mencionado, foi lançado um formulário eletrônico para o Recadastramento dos aposentados e pensionistas, o que também reduziu consideravelmente o volume de impressões e envios pelo correio. Todas essas ações geraram uma economia de cerca de R$ 49.000,00 no ano passado. A campanha de incentivo ao recebimento do contracheque por e-mail também trouxe bons resultados no último trimestre do ano, com uma redução de quase 40% nos custos com impressão e postagem deste informativo.
Os esforços continuam em 2019, principalmente com o lançamento de mais serviços eletrônicos no autoatendimento via Portal e aplicativo da ELOS.